平均而言，公司招致＄20归档文件的人工成本和浪费50%的时间寻找文件。你也手动管理你的论文和数字文件吗?那么，如果我们告诉你，你将损失7.5%或3%的文件归档错误，你也不要惊慌。
通过使用高效的文档管理软件(DMS)解决方案，可以避免上述所有问题。它使文档的整个生命周期自动化，也使查找它们变得更容易。
DM可以帮助您：
- 保护您的文件免受盗窃，错误和物理损坏
- 通过标记和上下文归档来整理非结构化和分散的内容
- 快速检索日期和存档的内容
- 与同事合作和分享文件
- 维护文档的版本控制历史记录
- 控制纸张消耗量
关于使用文档管理软件系统的最佳部分是他们被证明比手动劳动更具成本效益。安装DMS系统可以提高你的工作效率节省了手工组织内容的时间。
智能工人最好的文档管理软件
你想通过无纸化来整理你的办公室吗?或者，为了增加安全性和可访问性，您想将文件卸载到云上吗?
无论您的原因如何选择文档管理软件解决方案，您需要一个满足您独特需求的产品。
为帮助您选择最佳平台，我已经评估了17个顶级DMS，以获得其功能，可用性和价格。查看下面的评论。
1.盒子
盒子是一个云支持的内容管理平台。您可以从单个窗口发送，跟踪，共享，修改和保留文件。它支持版本控制并自动化文档工作流程，从而提高了生产率。
顶级特色
- 您可以实时跟踪文件以查看哪些用户正在访问和修改它们。
- 框允许您控制对文档的访问，以防止它们免受篡改和不受管制的使用。
- 您可以设置文件的自动删除和归档规则。
- 盒子遵循全球监管要求。因此，您使用框制定的文档保留策略符合符合条件。
- 框保存最多100个版本的文件，有助于编辑和协作。
价钱
Box的商业计划费用为每个用户每月15美元，至少允许三个用户。
通过盒子图像
2.在户外
Alfresco是一个文档管理系统，管理您的文档，内部地或两者都在云上，内部部署。你可以将alfresco插入其他生产力工具支持跨平台工作。
顶级特色
- 在您的贝克和呼叫中使用Alfresco，您不会浪费时间查找USB，驱动器和文件夹中的文件。智能搜索建议和过滤器可帮助您快速找到相关内容。
- 它智能地将相关文档群体组成文件夹并标记它们以便于识别。
- 您可以通过下载应用程序和Web Access版本，从桌面无缝地从桌面转换到移动设备，而不会妨碍您的工作流程。
- 它可以保护你的重要商业信息，比如营销材料，客户数据库，法律文件，以及记账记录。
- 在Alfresco添加到每个记录的元数据的驱动下，您的文件在工作流中不受阻碍地移动。
价钱
您可以联系他们的雷电竞备用网址销售团队进行定价信息。
通过alfresco的图像
3.Bitrix24.
Bitrix24是一个完全可自定义的DM，具有您可以根据需要定制的开源代码。DMS为其无与伦比的定价结构击败竞争对手。其自由计划最多允许12个用户和5GB的云存储。
顶级特色
- 使用您的帐户，您可以构建三种驱动器类型——Private、Group和Company。顾名思义，这些驱动器允许有选择地访问文档。
- 活动流模块允许多个用户在文档上协作。评论和编辑实时发生。
- 其更改日志将每个文档的版本历史保存以及创建时间和创建者的名称。
- 您可以将共享文档锁定以防止它们。当多个用户编辑文档时，这也是方便的。
价钱
对所有用户来说，付费计划的起价为每月24美元。以这个价格，你可以得到云托管的CRM和存储空间。
通过bitrix24图像
4.挤作一团
另一个基于云的文档管理软件解决方案是遍布的。Huddle脱颖而出，它提供给文档提供的不可采用的安全封面。您可以安全地合作客户和同事的敏感文件，而不会影响数据的安全性。
顶级特色
- 您可以单击共享多达10GB的文件。
- 内置文件批准系统将您的时间线保持在轨道上。
- 其移动版允许您随时随地处理您的文档。
- 多因素身份验证和单点登录（SSO）功能有助于将您的文件防止黑客攻击。
- 直观的仪表板可以让您在几分钟内定位文件、任务和人员。
价钱
你可以联系他们的销售团队询问价格。
通过挤出图像
5.Laserfiche.
Laserfiche是一款功能丰富的DMS，通过消除手工工作和减少错误来简化文档工作流。它的安全模块和版本算法保护您的文档的历史和真实性。
顶级特色
- 其搜索可以通过关键字或用户名定位文档。您还可以设置自定义过滤器以增强搜索。
- 您可以通过统一所有数据存储空间来消除文档中的冗余和复制。
- 它允许您附加与文档相关的内容，例如电子邮件，注释和粘滞便笺。
- 由于Laserfiche支持云计算，您的操作变得可扩展和安全。随着文档容量的增加，您可以以负担得起的速度获得额外的存储和处理能力。
价钱
您可以通过在其网站上注册获得免费报价。
通过Laserfiche图像
6.Temprafy.
Templafy是一个SaaS平台，您可以使用它来丰富现有的DMS生态系统。它与领先的解决方案提供商(如iManage、Maconomy和F2)合作良好。这个功能丰富的扩展可以帮助企业进行版本跟踪、报告和文档协作。
顶级特色
- 它有助于将文档控制权转移到内容创建者和管理人员手中。
- 其管理中心帮助您管理您可以利用您的所有模板和资产库，以便创建令人印象深刻的文件。您还可以添加模块以个性化字体和电子邮件签名。
- 存储的文档只需单击鼠标，就可以在仪表板中嵌入的Library窗格中存储。像Templafy这样的云托管解决方案最好的地方在于，你的所有资产都可以在各种设备上离线使用。
- 您可以使用Temprafy的云端扩展来减少您的IT开销。无需维护昂贵的服务器和资源来存储和分发文档。
价钱
您可以通过与他们的网站联系来获得定价细节。
通过temprafy图像
7.efilecabet.
如果您在文件海洋中溺水，那么像eFilecabinet这样的文档管理软件解决方案就是您所需要的。它智能地向您的文件提交文件，监视他们的活动，并立即找到它们。在使用这个平台后，你永远不会担心丢失或误导另一个文件。
顶级特色
- 你可以获得至少25GB的存储空间，比其他DMS提供的存储空间更多。
- 为了快速访问常用文件，您可以将它们组织成个人投资组合。
- 你可以上传来自媒体的数字文件，比如移动相机。
- Rubex，归档模块，自动化您的文档工作流，版本文档，并通过SSO进行验证访问。
- 奖金功能是Eignature，它消除了对打印和扫描的需求。
价钱
单用户许可证每月费用为15美元。多用户许可证每月每月为每月15美元。
图像通过eFileCabinet
8.主控
MasterControl是一种强大的DMS，可降低您对手动备案和检索文件的依赖。通过智能地将文档生命周期机械化，MasterControl消除了人为错误并加快了文档中涉及的流程。
顶级特色
- 它自动为调度，后续，审阅和升级进行路由文档。
- 它与公司的变更控制系统集成。这给出了整个文档管道的直升机视图，并防止了系统之间的冲突。
- 您的文档副本是用于品牌和跟踪目的的水印和时间戳。
- 结构化和非结构化内容驻留在一个地方，这在审计和检查期间是一件好事。
- 即使使用MasterControl的非用户，文件上的虚拟协作是一个微风。
价钱
要获取定价详情，请联系其销售团队。雷电竞备用网址
图像通过中央控制室
9.logicaldoc.
LogicalDOC是一个基于web的文档管理软件系统，它管理电子文档的生命周期。您可以将应用程序安装在本地驱动器上以供个人使用，也可以安装在公司服务器上作为共享资源使用，或者安装在云中仅作为服务使用。
顶级特色
- 文档搜索和检索过程相当简单。您可以通过关键字、创建者名称和其他参数搜索文件。
- 它是多语言的，所以你所有来自世界各地的同事和客户都可以使用它。
- 全功能版本允许保存搜索，多个工作空间和数字签名以及文档的水印。
- 您可以从zip归档文件和收件箱导入内容，并导出到CSV文件。
- 您可以在用户/组，菜单和文件文件夹上制定安全策略。您还可以保护重要文件。
价钱
他们的社区计划可以免费下载。关于商业计划，你可以联系他们的销售团队。雷电竞备用网址您还可以获得该平台的免费演示。
通过LogicalDoc图像
10.OpenDocMan
Opendocman是一个符合顶级行业法规的开源文档管理软件解决方案，包括ISO 17025和OIE。由于其API是完全可定制的，您可以根据您的业务需求修改其功能。
顶级特色
- 该程序在基于PHP的Web服务器上运行，例如Apache和IIS。它还允许您直接从浏览器导入文件。
- 它为您的文件分配相关元数据，以便于检索。您还可以按部门，用户组和其他自定义过滤器标记文件。
- 其签出和版本控制功能规范文件编辑。
- 您可以设置文件到期时期并查看工作流以使数据库无核，并简化。DMS在审核之前和之后发送电子邮件警报。
价钱
云托管版的定价为每月79美元，存储容量为500GB。您可以获得企业版和On-Prem版的免费报价。
通过Opendocman
11.SutiDMS
另一个在线文档管理软件是Sutidms。它自动化您的文档，记录和流程工作流程。与此同时，它有助于改善您的团队管理，以便每个团队成员都在同一页面上。
顶级特色
- 你可以批量上传文件，应用程序会为你将它们组织到虚拟的橱柜中。您还可以获得一个文档库，从中可以管理文档生命周期。
- 您可以通过激活基于角色的访问来保护文档。
- 仪表板是可定制的，易于理解。
- 它的热烈工具Sutisign加快了文档审批过程。
- 它可以让你为你的文件和记录制定保留计划。
价钱
软件解决方案有三种定价模型，专业（每位用户每月耗费20美元），溢价（成本为18美元）和企业（可根据要求提供的价格）。
图像通过SutiDMS
12.广场9
Square 9 DMS通过始终可访问和安全，使您的生产力倍增。您可以在桌面，服务器和手持设备中安装软件解决方案，并与队友和客户共享其访问权限。这允许更好的协作和不间断的工作流程。
顶级特色
- 单击“保存”命令时，您的文件会保存在DMS上。在检索文档时，它们在本机应用程序中打开，准备编辑。
- 除了通常的安全功能外，Square 9为每个文档维护审核日志。您可以简单地导出日志以跟踪如何访问和修改文档。
- 您可以使用Web表单替换您的纸张表单，将收集数据直接收集到您的在线DMS数据库中。纸张消耗减少，数据捕获变快。它还确保没有数据丢失。
- 其强大的安全性可确保您的文件受到未经授权的访问保护，并遵守文档共享规则。
- 为了进一步提高您的效率，将其与Dropbox，QuickBooks，Microsoft Dynamics等工具相容，与Salesforce等工具集成。
价钱
您可以联系他们的雷电竞备用网址销售团队进行定价信息。也可以获得平台的免费演示。
图片来自Square 9
13。DocuPhase
Docuphase是一个可扩展的文档管理系统，可以处理任何不断增长组织的工作流程和数据。通过使用它，您可以将您的同事，远程工人和其他利益相关者可见的所有关键数据和资源，您可以变得更加移动。与此同时，与纸张，墨水，存储空间和劳动力相关的成本也将相当较低。
顶级特色
- 您的所有文档都是动态链接的。单击数据库中的员工姓名，提出他的联系人卡，就业历史记录，工作分配以及链接到它们的所有文件。雷电竞备用网址
- 您可以通过直观的基于Web的仪表板轻松查看文件和工作流程。
- 文档复制不是一个问题，因为版本控制消除了旧副本。
- 其审计跟踪遵循每个记录并记录每个记录和每次登记入住和签出文件。
- 安全功能包括高度定义的权限，这意味着你可以设置微过滤器来限制访问和编辑数据。
价钱
定价信息可根据要求提供。
通过docuphase映像
14。docsvault.
Docsvault是一个文档管理软件解决方案，可以整理分散的数据，并使其在您的指尖24×7可用。它使用行业标准协议保护你的纸质文件和电子文件，以及电子邮件内容。
顶级特色
- 您可以使用单击从直观的仪表板访问您的任务，文件和记录。
- “文档查看器”允许您预览pdf、电子表格和Word文档。
- 它根据元数据和内容索引文件，您可以根据需要自定义。
- 在未经授权的访问尝试和编辑的情况下，您可以获得警报和通知。
- 它的移动应用程序让您可以从任何地方与您的内部内部文件联系。即使你正在移动，你的工作流程也继续不受干扰。
价钱
你可以获得他们任何计划的免费报价，或者注册一个免费的30天试用期。
图像通过docsvault.
15.文件夹
FileHold是一个企业级文档管理系统，将文档从创建处理到保留阶段。该平台的内部部署版本非常安全和可扩展。另一方面，云主办的版本对于具有预算和空间限制的企业负担得起。
顶级特色
- 它与Microsoft Office集成，以促进两个平台之间的数据交换。
- 协作和共享功能允许同事一起审核文件并邀请对其进行评论和反馈。
- 你的文件永远都在你的手中。你可以通过在智能手机和平板电脑上安装FileHold移动应用程序来保持工作效率。
- 使用您的订阅，您可以获得日历，Web表单，级别1和2文档查看器等功能，以及基于角色的访问。
价钱
您可以通过与其销售团队取得联系来获得价格详细信息。
通过file phold映像
16.AssurX
Assurx是一种云功率DMS，遵循文件管理和共享的全球质量法规。使用该工具，您可以最小化在捕获和整理数据上花费的小时。此外，云集成使您可以选择缩放文档卷，而不会产生巨额成本。
顶级特色
- 它根据设定的时间表自动触发和修改文档。文档的链接确保它们总是反映实时信息。
- 修订在封闭循环中发生，导致更少的错误和更短的修订周期。
- 该软件符合FDA，ISO，GXP，NERC，EMEA，HACCP和更多规定。
- 使用软件解决方案，您可以获得培训管理模块，有助于消除错误的文件。
价钱
定价信息可根据要求提供。
图像通过AssurX
17.openkm.
OpenKM是一款企业级文档管理软件，可以简化您的记录、文件和工作流程。通过让DMS存储和组织您的内容，您可以减少纸张消耗和劳动开销。作为回报，你会得到额外的生产力和带宽来专注于成长和管理你的业务。
顶级特色
- 它自动对您的文档进行编制，并将它们从一个生命周期阶段移动到下一个生命周期阶段。
- 您可以将其与诸如ABBYY Flexicapture等平台集成，以捕获数据并自动生成上下文元数据。
- 使用光学字符识别（OCR），DMS将扫描数据转换为可编辑和可搜索的数字数据。
- 它维护有助于将文档链接到任务，用户和项目的文档的审计跟踪。
价钱
有关采购价格的详细信息，您可以通过销售团队的网站与他们联系。雷电竞备用网址
图像通过OpenKM
常见问题解答
Q1。什么是文档管理软件?
一种。文档管理工具用于数字化、组织和跟踪纸质内容。它提供了许多好处，如文档安全性、版本控制、访问规则、遵从性和集中存储。
Q2。如何选择文档管理软件？
一种。要为您的业务选择合适的文档管理软件，请记住以下内容：
- 选择带有行业专业知识的供应商。
- 选择一个可以本地集成到各种平台中的工具。
- 强调协作功能。
- 查找多个支持选项。
- 专注于数据安全性。
Q3。Microsoft是否有文档管理系统？
一种。是的，Microsoft的Office 365具有一个名为SharePoint的内置文档管理系统。Office 365是Microsoft Office的云支持的订阅版本。
第四季度。文件管理系统的三个好处是什么?
一种。文档管理系统使用户能够：
- 维护文件的版本历史并规范对它们的访问权限。
- 保护文件免受物理损坏，盗窃和误用。
- 存档并快速检索文件。
Q5。文件管理系统需要多少钱？
一种。文档管理软件价格范围广。像Bitrix24这样的软件是免费的，最多允许12个用户和5mb的存储空间。像OpenDocMan和SutiDMS这样的高端工具，500 GB空间的月租费约为79美元。
Q6。谷歌驱动文件管理系统吗？
一种。是的，谷歌硬盘是一个云驱动的文档管理系统。使用它，你可以在文件夹和子文件夹中组织你的文件。使用G-Drive的高级功能，你可以对文档进行分类、标记、归档和共享。版本控制和访问权限有助于保护您的数据。
Q7。什么是最好的文件管理系统？
一种。最好的文档管理系统包括：
- 盒子
- 在户外
- Bitrix24.
- 挤作一团
- Laserfiche.
Q8。文档管理软件如何工作？
一种。文档管理系统工作：
- 将电子和纸质文件转换为数据文件。
- 将电子捕获的文件和元数据构建到文件夹和子文件夹的分层系统中。
- 通过为每个文档创建工作流来分发文件。
- 维护数据保存和透明度的版本历史。
- 审计校正和遵守的归档文件。
包起来
这是我对最佳文档管理软件解决方案的阵容。正如您所看到的，这些产品中的许多产品有30天或更短时间的免费试用期。我建议您注册试验或演示，并在此期间评估平台。如果它履行了您的业务目标，请购买订阅并无纸。
我很乐意听到你与这些平台合作的经历。请在评论部分分享您的反馈和建议。
谢谢分享!
嗨Andrea，非常感谢你!我很高兴您喜欢我那篇关于最佳文档管理软件解决方案的文章。